Er zijn maar weinig ondernemers die staan te juichen bij een aanbesteding. Niet om hem zelf te organiseren en niet om er aan mee te doen met een inschrijving. Toch worden steeds meer producten en diensten aanbesteed volgens Europese regelgeving. Een situatie waar Laurens Smit en Gosse Noppert van Tenderbridge op in spelen. Bij Tenderbridge kunnen beide partijen, de aanbieder en inschrijver, terecht voor inkoopadvies, bidmanagement, contractmanagement en detachering. Bid is het Engelse woord voor aanbieding, tender bekent aanbesteding. Op het eerste gezicht lijken Europese aanbestedingen wellicht lastig en saai. Toch is het een interessant spel waarmee ook nog eens veel geld valt te verdienen. Hoe? Door de regels te kennen en ze slim toe te passen. Laurens neemt ons mee in de wereld van de aanbestedingen. We beginnen bij het begin: waarom zijn er aanbestedingen?

Fraude en vriendjespolitiek

Een medewerker bij een overheidsdienst heeft doorgaans geen inherente prikkel om besparingen te realiseren. Een ondernemer let per definitie op geld: wat komt er binnen, wat gaat er uit. Dat is een zeer simplistische weergave van een ingewikkelde materie maar het komt in feite hier op neer: de overheid wil fraude en vriendjespolitiek voorkomen. Dat doen ze onder andere met het verplicht stellen van aanbestedingen bij bepaalde volumes en prijzen van producten en diensten. De regels die de overheid opstelt, moeten ook uitgevoerd worden en nam ook de belangstelling voor het vak van inkoper toe, met als erkenning HBO- en WO-opleidingen en diverse leerstoelen voor inkoopmanagement. Inkopen is een professionele business geworden.

Tenderdesk is zeldzaam

Dat weet de andere kant ook. Hier staan de bedrijven die met een aanbieding mee doen met een zogenoemde inschrijving. Ook bij hen is er een professionaliseringgolf gaande, hoewel er slechts enkele bedrijven in Nederland zijn met een tenderdesk: een afdeling die zich volledig richt op aanbestedingen. Voor de meeste bedrijven is het iets wat erbij wordt gedaan. Daarom krijgt het vaak niet de aandacht die nodig is om succes op te kunnen leveren.

Als een bedrijf wil inschrijven op een aanbieding, dan zal de directie er voor honderd procent achter moeten staan. Meedoen met een aanbesteding kan betekenen dat je bepaalde certificaten moet hebben op het gebied van bijvoorbeeld ISO, milieu en veiligheid. Daarnaast moeten alle processen beschreven worden en daar wringt de schoen nog wel eens. Een aanbesteding is een project op zich en dat vraagt om betrokkenheid, inzet en tijd. Hier komen de deskundigheid en ervaring van Tenderbridge van pas. 

Analyseren op haalbaarheid en rendement

Bedrijven schakelen Tenderbridge in voor of na de publicatiedatum. Alle aanbestedingen worden gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl. Het verdient aanbeveling om vroegtijdig te beginnen want een inschrijving kent een behoorlijke doorlooptijd. De medewerkers van Tenderbridge analyseren de aanbesteding op haalbaarheid en rendement.

De onmogelijkheden in het bestek worden omgezet in vragen aan de inkoper. Bij een aanbesteding krijgen de inschrijvende partijen altijd de mogelijkheid om vragen te stellen over de inhoud van het bestek. Als je dat slim aanpakt kun je de kansen op succes vergroten. Het concept contract wordt juridisch gefileerd en Tenderbridge kijkt of het boetebeding realistischer gemaakt kan worden.

Bij de meeste aanbestedingen moeten er veel teksten geproduceerd worden, vaak meer dan bij een offerte. Ze gaan ook over andere onderwerpen zoals MVO en milieubewustzijn. Ook vraagt de aanbestedende partij om een plan van aanpak, onderhoudsplan,een communicatiestructuur en wat dies meer zij. Als je vaker aan een aanbesteding mee doet, zijn de meeste onderdelen standaard en kun je de inspanningen richten op de gunningcriteria zoals prijs en kwaliteit. Hier kun je het meeste mee scoren, ten minste als je de regels van het spel goed kent.

Geld verdienen met contractmanagement

Terwijl de inschrijvende partij druk is met de aanbieding is de aanbestedende partij belast met de gunning. Daarna begint het werk voor de inkoper pas echt. Dan zijn de leveranciers gekozen en de contracten getekend. Deze gaan helaas vaak meteen achter slot en grendel om er zelden meer uitgehaald te worden. Zonde van het geld want het geld wordt pas verdiend nadat het contract is afgesloten. De inkoper is tevreden omdat hij een mooi traject heeft afgerond en verzuimt om zijn collega’s voldoende te informeren over de contracten. Volgens Laurens is in organisaties vaak sprake van onbekendheid, onwil en onwetendheid als het aankomt op het handhaven en naleven van contracten. Er treedt energieverlies op omdat een inkooptraject niet een keer wordt doorlopen maar vier keer. Medewerkers weten niet dat er contracten zijn afgesloten en gaan het hele proces nog eens dunnetjes overdoen.Tenderbridge adviseert organisaties over contractmanagement en implementeert contractmanagement-systemen die alle relevante gegevens bijhouden en waarmee een logische workflow (werkstroom) met authorisatiemodel kan worden gemaakt. Zo ziet een inkoper wanneer een contract afloopt, wat de uitnutting is en hoe het budget ervoor staat.

Papierwerk is barricade 

Onbekend maakt onbemind, dat geldt zeker voor aanbestedingen. Bedrijven zien vaak op tegen het papierwerk en de vele details waar ze aan moeten denken. Een enkel foutje kan beteken dat je niet mee doet en dan is al het werk voor niets geweest. Daarom is het voor beide partijen interessant om Tenderbridge in te schakelen. Zij kennen het proces van beide kanten en weten de vinger exact op de zere plek te leggen. Tenderbridge kan op elk moment van het aanbiedingsproces ingeschakeld worden. Zelfs als er nog geen sprake is van een aanbesteding want goed voorwerk kan voordeel opleveren. Het hoort allemaal bij het spel. Wie zegt dat aanbestedingen saai zijn, moet eens met Laurens Smit praten.